Ekonomisystem

Ekonomisystem

Ett avancerat ekonomisystem är i dagens läge en förutsättning för att ett företag skall kunna nå framgång. En långsiktig lönsamhet kräver att företaget lägger ner resurser på att utveckla sina relationer med kunder och leverantörer, utveckla kompetensen hos företagets medarbetare och annat som gynnar företagets långsiktiga utveckling.

I företagets ekonomisystem samlas alla de delar som karaktäriserar ekonomistyrning såsom budgetering, kalkylering och redovisning. Ekonomistyrning sker i flera tidsperspektiv och i olika delar av företagets verksamhet. De olika tidsperspektiven brukar beskrivas enligt följande:

• Strategisk planering – Här under faller företagets långsiktiga ekonomistyrning såsom exempelvis företagets affärsidé och affärsstrategi. Den strategiska planeringen har en flerårig tidshorisont och ger underlag för företagets taktiska planering.
• Taktisk planering – Benämns ibland också administrativ planering eller verksamhetsplanering och har vanligtvis en tidshorisont på ett år. Den taktiska planeringen syftar i mångt och mycket till att förverkliga den målsättning som framkommit genom den strategiska planeringen. Vanligen brukar budgetering räknas till taktisk planering och kan sägas utgöra en länk mellan den strategiska och den operativa planeringen.
• Operativ planering – Avser planering av det löpande arbetet under den närmaste perioden. Den operativa planeringen syftar till att förverkliga de riktlinjer som satts upp i den taktiska planeringen.

Ett välfungerande ekonomisystem krävs för att uppnå ekonomisk effektivitet. I grova drag skall ett bra ekonomisystem effektivt insamla, bearbeta och rapportera allt som inträffar i företagets dagliga verksamhet. Det låter kanske enkelt i teorin men för att få systemet att fungera krävs en avsevärd planering, systematisering och utbildning av personal. I stort sett skall all verksamhet vara integrerad i företagets ekonomisystem. Detta för att undvika bortfall, dubbelrapportering eller förvanskning av data. Ett optimalt ekonomisystem ger beroende på verksamhetens art uppdaterad data om företagets status timme för timme eller åtminstone dag för dag.

Implementeringen av ett mer avancerat ekonomisystem i företagets alla delar kan inte förväntas bli friktionsfritt. Produktionsstörningar och motstånd bland företagets medarbetare är fullt normalt och i många fall oundvikligt. Produktionsstörningarna är den minst allvarliga komplikationen av de två då denna är av tillfällig art. Därför bör företagsledningen fokusera på att motivera de av företagets medarbetare som är negativt inställda till implementeringen av ekonomisystemet. Ofta är en negativ inställning grundad i oro för vad det nya systemet kommer att innebära. Medarbetarnas datavana bör kartläggas innan ekonomisystemet implementeras så inte bristande förkunskap lägger hinder i vägen för projektets framgång. Fördelen med att kartlägga medarbetarnas förkunskaper är att utbildningen kan anpassas efter förkunskaperna. Med detta uppnår företaget en mer välvillig inställning till förändringsarbetet samtidigt som alla företagets medarbetare kan ta till sig dem kunskap som det nya ekonomisystemet kräver.